The advantages of a small agency (2)

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At Fairtrad, we know each and every one of our translators.

We know off by heart who is more gifted in promotional writing and who is an ace at technical or financial translation. We also know each translator’s flaws, which helps us to adapt projects to customers AND translators.

We only have one contact person between the customer and linguists; information is transparent and relayed immediately. The customer knows from the very outset how the project will be managed and he or she accepts the delivery conditions knowingly. Will it require working the weekend, working overnight, several translators on the job? What will be the consequence on cost and quality? Is the linguist assigned to this customer available to work on the project?  How can we better organise together next time round? What is this translation’s final destination? Is it for informational purposes, internal communication or publication?

We take the time to explain and reply to everyone, and we don’t think that the customer will be offended if we ask questions to better understand the text and his or her expectations. Normally, the text to be translated is also returned to the customer corrected because we are committed to noting any errors, incoherencies or misprints, and bringing them to attention. We care about our customer’s image, and when you care, you point out any shortcomings so that a person can improve. Personally, when a project includes one of my language combinations, I translate some of the documents myself: this allows me to build up a glossary and get a feel for the style, difficulties, time required and important details. I proofread everything a third time. I know the customer’s story, terminology and style of communication off by heart.

Fairtrad is a small agency. We have fewer customers than a large agency, but we have the time to give them special treatment.

Why are interpreters so expensive?

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A question I’m asked several times a week.

 

That’s why I keep several ready-to-use answers up my sleeve:

–  An interpreter works as a self-employed professional; he or she pays both company taxes and employee taxes which means that half his or her income is allocated to tax (the same goes for translators).

–  Like all freelancers, interpreters are never sure of having daily work, so their rates are based on an average of days worked per year. Just compare with an external consultant, graphic designer or IT specialist… self-employed professionals cost more than salaried employees, it’s normal.

–  Any assignment, even if only a few hours long, requires at least one day’s preparation (researching specific documentation and terminology, calls and meetings with the client) and travel time (incurring “travel allowance”, at extra cost if the interpreter has to travel the day before the assignment).  That’s why interpreters only apply a rate per day and not an hourly rate: the effort required is the same for 3 hours worth of interpreting as it is for 6 hours.

–   Interpreting is a very tiring profession which does not tolerate any decline in quality or vitality. It requires great concentration and rest times between interventions and assignments to maintain the voice and keep responsive. That’s why interpreters are fussy about planning. What time is lunch? What time are toilet breaks and coffee breaks? How many breaks are there? How many speakers are there? Interpreters can be quite tiring, but that’s because we tire them out too.

–  Specialisation (the fact that they cannot be replaced by the first person who comes along) costs money. Interpreters study for many years, keep constantly up to date and informed on their specialisations, and exercise their interpreting skills even when not working. Often, interpreters will add new language combinations to their skill base and continue training throughout their career. Unfortunately for them, they still need to put food on the table when busy training and not working…

To round off this list, I call upon you – my colleagues. Please comment and let us know your experiences, what your working day involves and your response strategy when clients think you are overpriced!

 

The advantages of a small agency (1)

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It’s perhaps time that I tell you a bit about myself. Before founding Fairtrad, I was a freelance translator for various translation agencies, then an in-house translator, and finally a project manager which involved managing external translators, relationships with large translation agencies and quality control.  I have therefore been, in turn, both supplier and customer and have been able to observe and understand “both sides of the fence”. It’s in response to this experience that I wanted to set up my own company. I have seen that quality, the be all and end all in business communications, is not a constant and never the top priority. Cost is always taking the lion’s share in negotiations whereas it really is not that difficult to implement a process offering a fair and effective price-quality ratio.

I have also understood the frequent errors made by linguistic service providers and the strategic errors made by their customers.

I now know that even the biggest agencies can sometimes deliver poor quality work… and I know why. They lack the one thing they absolutely cannot afford to offer: time. A big group demands big margins, and productivity is bound to the time spent on a project. The need to be quick and manage the largest number of requests possible means that project managers are not aware of all the details relating to one customer’s requirements. Information and requests come from many sides (customers, linguists, editors) and are relayed by several people (numerous contacts with varying levels of responsibility, customer management handed over to other project managers according to the agency’s needs). Some information gets lost, especially the very detailed type. Here’s a practical example: I am a proofreader for a major agency which translates all communication materials for a very big company. For two years now, I have noticed that despite my corrections, the translations I proofread always contain the same mistakes. I therefore took the initiative to put together a glossary to have it approved by the agency and their customer, in order to ensure terminological coherence and consistent quality.  This glossary never came back to me, and I can see that it was never passed on to the other translators working on the same project. The agency plainly didn’t take the time to explain the importance of this glossary to the customer, and above all, the money that the customer would have saved by putting a translation memory and official glossary into place. All the better for me I suppose – I’ll always be their indispensable proofreader because, for the time being, I’ve got it all stored in my head! The fact remains that this agency – the market leader – insists on paying less and less for its translations whereas it could save money by putting a more effective tracking process into place which would, however, require a little more time and attention. As a translator, I even have direct access to the copywriters (not particularly ethical), but I still often don’t get a response to my requests for information. In fact, apart from the customer (who pays), all the other elements in the chain (communication agencies, marketing directors, interns, partners) see translation management as a waste of time. And they’re right, it’s not their job, it’s the agency’s job. But the agency also manages other projects and cannot focus on major issues. That’s why they offload part of their work by allowing customers and communication agencies to communicate with their own subcontractors. It’s not about transparency; it’s about lack of commitment. The fact that the copy (for which the customer has paid a large amount of money to a major advertising agency to write) is poorly translated, contains spellings mistakes or loses its impact and initial style, is just a detail. The same goes for the translators: they’re so badly paid that they aren’t prepared to argue, especially when no one else seems particularly bothered either.

At Fairtrad, things happen very differently.

 

Lo que una pequeña agencia puede aportar de más (2)

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En Fairtrad, conocemos a todos y cada uno de nuestros traductores.

De sobra sabemos quien tiene más talento para la redacción de textos promocionales y quien es el as de la traducción técnica o financiera. También conocemos los defectos de cada uno, lo cual nos permite adaptar los proyectos a los clientes y a los traductores.

Por otra parte, hay un solo interlocutor entre el cliente y los lingüistas, la información se transmite inmediatamente y es transparente. Desde un principio, el cliente sabe cómo va a gestionarse su proyecto y acepta las condiciones de entrega con pleno conocimiento de causa: ¿Hay que trabajar el fin de semana, por la noche, entre varios? ¿Cómo se repercute esto en el coste y la calidad? ¿El lingüista habitual para ese cliente está ocupado? ¿Cómo organizarse juntos mejor la próxima vez? ¿Cuál es la función de esta traducción? ¿A título informativo, para una comunicación interna, para publicarla? Nos tomamos el tiempo necesario para explicar y responder a todos, y no pensamos que al cliente le moleste que le hagamos preguntas para comprender mejor el texto y sus expectativas. En general, el texto para traducir también lo entregamos corregido porque nos comprometemos a notar los errores, las incoherencias y los gazapos y a señalarlos. Y es que nosotros nos preocupamos por la imagen de nuestro cliente, y cuando a uno le importa alguien, uno le señala sus defectos para que pueda mejorarse. En lo que me concierne, cuando un proyecto incluye una de mis combinaciones lingüísticas, yo misma traduzco una parte de los documentos con el fin de elaborar un glosario y darme cuenta del estilo, de las dificultades, del tiempo necesario y de los detalles importantes. Yo corrijo todo una tercera vez, conozco de memoria la historia, la terminología y el estilo de comunicación del cliente.

Fairtrad es una pequeña agencia. Tenemos menos clientes que las grandes, pero también tenemos tiempo para mimarlos.

Lo que una pequeña agencia puede aportar de más (1)

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Pienso que ya es hora de hablarles un poco de mí. Antes de fundar Fairtrad, trabajé como traductora autónoma para varias agencias de traducción, después como traductora asalariada y, finalmente, como jefa de proyecto, un cargo que incluía la coordinación de los traductores externos, la gestión de las relaciones con las grandes agencias de traducción y el seguimiento de la calidad. Por lo tanto, alternativamente fui proveedor y cliente, y pude observar y entender « los dos lados de la fuerza ». Precisamente, quise fundar mi propia agencia como una continuación de esta experiencia y tras constatar que la calidad, que lo es que se destaca en toda comunicación comercial, no era constante y, sobre todo, que no era la principal preocupación. En verdad, el precio siempre acapara una buena parte de las negociaciones a pesar de que, al fin y al cabo, no es tan difícil establecer un proceso que permita ofrecer una relación calidad-precio justa y eficaz.

También entendí cuáles eran los errores más frecuentes de los proveedores de servicios lingüísticos y cuáles eran los errores de estrategia de sus clientes.

Ahora sé que hasta las grandes agencias pueden entregar prestaciones de baja calidad, y yo sé por qué. En realidad, les falta algo que de ninguna manera pueden permitirse ofrecer: tiempo. Un grupo de talla importante exige márgenes importantes, y la productividad está estrechamente vinculada con el tiempo que se le dedica a un proyecto. La necesidad de ser rápidos y de manejar la mayor cantidad posible de demandas hace que los jefes de proyecto no estén al tanto de todos los detalles relacionados con la demanda del cliente. Las informaciones y demandas provienen de diversas fuentes (cliente, lingüistas y redactores) y varias personas se encargan de transmitirlas (múltiples interlocutores con diferentes niveles de responsabilidad, asignación de la gestión del cliente a otros jefes de proyecto según las necesidades de la agencia). Por consecuencia, algunas informaciones se pierden, en particular las que son muy detalladas. Un ejemplo práctico: trabajo como correctora para una gran agencia que traduce todas las comunicaciones de una empresa muy importante. Desde hace dos años he podido comprobar que, pese a mis correcciones, las traducciones que reviso siempre tienen los mismos errores. Por ello, tomé la iniciativa de elaborar un glosario para someterlo a la aprobación tanto de la agencia como de su cliente y así garantizar la coherencia terminológica y una calidad constante. Sin embargo, no he vuelto a tener noticias del glosario y he podido observar con claridad que nunca se lo transmitieron a los demás traductores que participan en el proyecto. Sencillamente, la agencia nunca se tomó el tiempo necesario para explicar al cliente la importancia de este glosario y, menos aún, el dinero que hubiera podido ahorrarse elaborando una memoria de traducción y un glosario oficial. Tanto mejor para mí. Así siempre seré indispensable como correctora porque, por ahora, todo está en mi cabeza… Queda el hecho de que esta agencia, que es líder del mercado, insiste en pagarle cada vez menos a sus traductores cuando más bien podría economizar dinero instaurando un proceso de seguimiento más eficaz, pero que exigiría más atención y tiempo. Como también intervengo como traductora, hasta puedo comunicarme directamente con los redactores de los textos, lo cual no es muy deontológico, pero mis demandas de información suelen quedar sin respuesta. Efectivamente, aparte del cliente, que paga, todos los demás elementos de la cadena (agencias de comunicación, directores de marketing internos y asociados) consideran que la gestión de la traducción es una pérdida de tiempo. Y tienen razón, ese no es su trabajo, es el de la agencia. Pero, la agencia se encarga igualmente de otros proyectos y sólo puede concentrarse en los problemas principales, lo que la lleva a deshacerse de una parte de la carga de trabajo dejando que el cliente y sus agencias de comunicación se pongan en contacto directo con sus propios subcontratistas. Esto no es una cuestión de transparencia, sino de falta de compromiso. El hecho de que el texto, cuya redacción por parte de las grandes agencias publicitarias le resulta muy caro al cliente, esté mal traducido, tenga errores ortográficos o pierda la fuerza y el estilo inicial, no representa más que un detalle. Los traductores también están de acuerdo. Les pagan tan mal que no le dan vueltas al asunto, sobre todo cuando a todo el mundo parece preocuparle poco. En Fairtrad, es otra historia, una historia que puede leer aquí.

Una empresa sin estrategia comercial

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Puesto que soy traductora ante todo y después gerente de empresa y, por lo tanto, quiero trabajar codo a codo con mis suministradores, he decidido no aplicar un margen fijo a las tarifas de subcontratación. Siempre revendo las palabras y jornadas de interpretación con el mismo recargo de tarifa por unidad.

Es decir que si un suministrador baja su precio, yo también bajo el mío en vez de aumentar mi margen, pero también significa que, si el precio de base es elevado, el mío seguirá el movimiento.

Mi estrategia es simple: todos estamos en el mismo barco y cada uno es responsable de su oferta y de su tarifa. Si un intérprete es caro, es su decisión. Yo no reduzco mi margen porque, con mi método de cálculo de tarifa, no puedo. No soy una jefa de proyecto malévola que, de todas maneras, revende la prestación de servicio a un 200 % de su precio inicial, con lo cual es inútil pedirme una tarifa exorbitante pensando que me basta con coger una comisión más baja. Si el cliente no acepta el presupuesto, qué se le va a hacer, ambos seremos responsables. Además, los lingüistas que trabajan con Fairtrad saben que cuando no ganamos un mercado les envío un correo electrónico anunciando a qué precio se atribuyó el contrato. Siempre hay algunos en el grupo que habían pedido más que los otros, y eso está muy bien, porque cada uno debe asumir su propia posición en el mercado.

Por último, esta es la única forma de practicar una « prestación de servicios equitativa »: la ausencia de margen fijo elimina en seguida la posibilidad de explotar a los proveedores, que son profesionales libres y que tienen la libertad de aplicar su tarifa sin sufrir presiones, pues yo no vendo una traducción al precio fijado por el cliente, sino al precio fijado por el mercado.

Y el mercado, somos nosotros.

¿Por qué los intérpretes son tan caros?

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Esta pregunta me la hacen varias veces por semana.

 

Por ello, dispongo de algunas respuestas listas para usar:

–  Un intérprete trabaja en profesión liberal y debe pagar la cuota patronal y salarial, por lo que la mitad de sus ingresos se va en impuestos (igual ocurre con los traductores).

–  Como todo trabajador autónomo, el intérprete no está seguro de trabajar todos los días. En consecuencia, sus tarifas se basan en una media de jornadas trabajadas/año. Basta con hacer una comparación con un consultor externo, un grafista, un informático… los profesionales que trabajan como autónomos son más caros que los empleados. Es lógico.

–  Una misión, por mucho que sólo dure unas cuantas horas, requiere, por lo menos, un día previo de preparación (búsqueda de documentación específica y de terminología, llamadas y reuniones con el cliente), así como un tiempo de desplazamiento que también será facturado si el viaje se realiza el día que precede la misión. Todo esto justifica que los intérpretes no apliquen una tarifa por hora, sino exclusivamente tarifas diarias: el esfuerzo es el mismo por tres o por seis horas de interpretación.

–  Se trata de un oficio muy agotador que no admite ninguna pérdida de eficacia o de calidad. Se requiere una gran concentración y un tiempo de descanso entre las intervenciones y las misiones con el fin de preservar la voz y mantenerse reactivo. Por eso los intérpretes son unos maniáticos de los programas: ¿A qué hora van a comer? ¿A qué hora es la pausa para ir al servicio y para el café? ¿Cuántas pausas hay? ¿Cuántas personas participan? Son agotadores, pero es porque nosotros los agotamos también.

–  La especialización, el hecho de que no lo puedan remplazar por cualquiera, se paga. El intérprete tiene títulos de enseñanza superior, se mantiene permanentemente informado y actualizado en sus áreas de especialización y se ejercita en la interpretación, incluso cuando no trabaja. A menudo añade lenguas de trabajo y continúa formándose durante toda su carrera. Lamentablemente, asimismo tiene la nefasta costumbre de alimentarse durante sus ocupaciones puramente intelectuales.

Hago un llamado a mis colegas para completar esta lista: envíen sus comentarios y compartan con nosotros su experiencia sobre cómo se desarrolla su jornada de trabajo y su argumentación para responder a un cliente que lo considera muy caro.