The advantages of a small agency (1)

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It’s perhaps time that I tell you a bit about myself. Before founding Fairtrad, I was a freelance translator for various translation agencies, then an in-house translator, and finally a project manager which involved managing external translators, relationships with large translation agencies and quality control.  I have therefore been, in turn, both supplier and customer and have been able to observe and understand “both sides of the fence”. It’s in response to this experience that I wanted to set up my own company. I have seen that quality, the be all and end all in business communications, is not a constant and never the top priority. Cost is always taking the lion’s share in negotiations whereas it really is not that difficult to implement a process offering a fair and effective price-quality ratio.

I have also understood the frequent errors made by linguistic service providers and the strategic errors made by their customers.

I now know that even the biggest agencies can sometimes deliver poor quality work… and I know why. They lack the one thing they absolutely cannot afford to offer: time. A big group demands big margins, and productivity is bound to the time spent on a project. The need to be quick and manage the largest number of requests possible means that project managers are not aware of all the details relating to one customer’s requirements. Information and requests come from many sides (customers, linguists, editors) and are relayed by several people (numerous contacts with varying levels of responsibility, customer management handed over to other project managers according to the agency’s needs). Some information gets lost, especially the very detailed type. Here’s a practical example: I am a proofreader for a major agency which translates all communication materials for a very big company. For two years now, I have noticed that despite my corrections, the translations I proofread always contain the same mistakes. I therefore took the initiative to put together a glossary to have it approved by the agency and their customer, in order to ensure terminological coherence and consistent quality.  This glossary never came back to me, and I can see that it was never passed on to the other translators working on the same project. The agency plainly didn’t take the time to explain the importance of this glossary to the customer, and above all, the money that the customer would have saved by putting a translation memory and official glossary into place. All the better for me I suppose – I’ll always be their indispensable proofreader because, for the time being, I’ve got it all stored in my head! The fact remains that this agency – the market leader – insists on paying less and less for its translations whereas it could save money by putting a more effective tracking process into place which would, however, require a little more time and attention. As a translator, I even have direct access to the copywriters (not particularly ethical), but I still often don’t get a response to my requests for information. In fact, apart from the customer (who pays), all the other elements in the chain (communication agencies, marketing directors, interns, partners) see translation management as a waste of time. And they’re right, it’s not their job, it’s the agency’s job. But the agency also manages other projects and cannot focus on major issues. That’s why they offload part of their work by allowing customers and communication agencies to communicate with their own subcontractors. It’s not about transparency; it’s about lack of commitment. The fact that the copy (for which the customer has paid a large amount of money to a major advertising agency to write) is poorly translated, contains spellings mistakes or loses its impact and initial style, is just a detail. The same goes for the translators: they’re so badly paid that they aren’t prepared to argue, especially when no one else seems particularly bothered either.

At Fairtrad, things happen very differently.

 

Lo que una pequeña agencia puede aportar de más (2)

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En Fairtrad, conocemos a todos y cada uno de nuestros traductores.

De sobra sabemos quien tiene más talento para la redacción de textos promocionales y quien es el as de la traducción técnica o financiera. También conocemos los defectos de cada uno, lo cual nos permite adaptar los proyectos a los clientes y a los traductores.

Por otra parte, hay un solo interlocutor entre el cliente y los lingüistas, la información se transmite inmediatamente y es transparente. Desde un principio, el cliente sabe cómo va a gestionarse su proyecto y acepta las condiciones de entrega con pleno conocimiento de causa: ¿Hay que trabajar el fin de semana, por la noche, entre varios? ¿Cómo se repercute esto en el coste y la calidad? ¿El lingüista habitual para ese cliente está ocupado? ¿Cómo organizarse juntos mejor la próxima vez? ¿Cuál es la función de esta traducción? ¿A título informativo, para una comunicación interna, para publicarla? Nos tomamos el tiempo necesario para explicar y responder a todos, y no pensamos que al cliente le moleste que le hagamos preguntas para comprender mejor el texto y sus expectativas. En general, el texto para traducir también lo entregamos corregido porque nos comprometemos a notar los errores, las incoherencias y los gazapos y a señalarlos. Y es que nosotros nos preocupamos por la imagen de nuestro cliente, y cuando a uno le importa alguien, uno le señala sus defectos para que pueda mejorarse. En lo que me concierne, cuando un proyecto incluye una de mis combinaciones lingüísticas, yo misma traduzco una parte de los documentos con el fin de elaborar un glosario y darme cuenta del estilo, de las dificultades, del tiempo necesario y de los detalles importantes. Yo corrijo todo una tercera vez, conozco de memoria la historia, la terminología y el estilo de comunicación del cliente.

Fairtrad es una pequeña agencia. Tenemos menos clientes que las grandes, pero también tenemos tiempo para mimarlos.

Lo que una pequeña agencia puede aportar de más (1)

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Pienso que ya es hora de hablarles un poco de mí. Antes de fundar Fairtrad, trabajé como traductora autónoma para varias agencias de traducción, después como traductora asalariada y, finalmente, como jefa de proyecto, un cargo que incluía la coordinación de los traductores externos, la gestión de las relaciones con las grandes agencias de traducción y el seguimiento de la calidad. Por lo tanto, alternativamente fui proveedor y cliente, y pude observar y entender « los dos lados de la fuerza ». Precisamente, quise fundar mi propia agencia como una continuación de esta experiencia y tras constatar que la calidad, que lo es que se destaca en toda comunicación comercial, no era constante y, sobre todo, que no era la principal preocupación. En verdad, el precio siempre acapara una buena parte de las negociaciones a pesar de que, al fin y al cabo, no es tan difícil establecer un proceso que permita ofrecer una relación calidad-precio justa y eficaz.

También entendí cuáles eran los errores más frecuentes de los proveedores de servicios lingüísticos y cuáles eran los errores de estrategia de sus clientes.

Ahora sé que hasta las grandes agencias pueden entregar prestaciones de baja calidad, y yo sé por qué. En realidad, les falta algo que de ninguna manera pueden permitirse ofrecer: tiempo. Un grupo de talla importante exige márgenes importantes, y la productividad está estrechamente vinculada con el tiempo que se le dedica a un proyecto. La necesidad de ser rápidos y de manejar la mayor cantidad posible de demandas hace que los jefes de proyecto no estén al tanto de todos los detalles relacionados con la demanda del cliente. Las informaciones y demandas provienen de diversas fuentes (cliente, lingüistas y redactores) y varias personas se encargan de transmitirlas (múltiples interlocutores con diferentes niveles de responsabilidad, asignación de la gestión del cliente a otros jefes de proyecto según las necesidades de la agencia). Por consecuencia, algunas informaciones se pierden, en particular las que son muy detalladas. Un ejemplo práctico: trabajo como correctora para una gran agencia que traduce todas las comunicaciones de una empresa muy importante. Desde hace dos años he podido comprobar que, pese a mis correcciones, las traducciones que reviso siempre tienen los mismos errores. Por ello, tomé la iniciativa de elaborar un glosario para someterlo a la aprobación tanto de la agencia como de su cliente y así garantizar la coherencia terminológica y una calidad constante. Sin embargo, no he vuelto a tener noticias del glosario y he podido observar con claridad que nunca se lo transmitieron a los demás traductores que participan en el proyecto. Sencillamente, la agencia nunca se tomó el tiempo necesario para explicar al cliente la importancia de este glosario y, menos aún, el dinero que hubiera podido ahorrarse elaborando una memoria de traducción y un glosario oficial. Tanto mejor para mí. Así siempre seré indispensable como correctora porque, por ahora, todo está en mi cabeza… Queda el hecho de que esta agencia, que es líder del mercado, insiste en pagarle cada vez menos a sus traductores cuando más bien podría economizar dinero instaurando un proceso de seguimiento más eficaz, pero que exigiría más atención y tiempo. Como también intervengo como traductora, hasta puedo comunicarme directamente con los redactores de los textos, lo cual no es muy deontológico, pero mis demandas de información suelen quedar sin respuesta. Efectivamente, aparte del cliente, que paga, todos los demás elementos de la cadena (agencias de comunicación, directores de marketing internos y asociados) consideran que la gestión de la traducción es una pérdida de tiempo. Y tienen razón, ese no es su trabajo, es el de la agencia. Pero, la agencia se encarga igualmente de otros proyectos y sólo puede concentrarse en los problemas principales, lo que la lleva a deshacerse de una parte de la carga de trabajo dejando que el cliente y sus agencias de comunicación se pongan en contacto directo con sus propios subcontratistas. Esto no es una cuestión de transparencia, sino de falta de compromiso. El hecho de que el texto, cuya redacción por parte de las grandes agencias publicitarias le resulta muy caro al cliente, esté mal traducido, tenga errores ortográficos o pierda la fuerza y el estilo inicial, no representa más que un detalle. Los traductores también están de acuerdo. Les pagan tan mal que no le dan vueltas al asunto, sobre todo cuando a todo el mundo parece preocuparle poco. En Fairtrad, es otra historia, una historia que puede leer aquí.

Una empresa sin estrategia comercial

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Puesto que soy traductora ante todo y después gerente de empresa y, por lo tanto, quiero trabajar codo a codo con mis suministradores, he decidido no aplicar un margen fijo a las tarifas de subcontratación. Siempre revendo las palabras y jornadas de interpretación con el mismo recargo de tarifa por unidad.

Es decir que si un suministrador baja su precio, yo también bajo el mío en vez de aumentar mi margen, pero también significa que, si el precio de base es elevado, el mío seguirá el movimiento.

Mi estrategia es simple: todos estamos en el mismo barco y cada uno es responsable de su oferta y de su tarifa. Si un intérprete es caro, es su decisión. Yo no reduzco mi margen porque, con mi método de cálculo de tarifa, no puedo. No soy una jefa de proyecto malévola que, de todas maneras, revende la prestación de servicio a un 200 % de su precio inicial, con lo cual es inútil pedirme una tarifa exorbitante pensando que me basta con coger una comisión más baja. Si el cliente no acepta el presupuesto, qué se le va a hacer, ambos seremos responsables. Además, los lingüistas que trabajan con Fairtrad saben que cuando no ganamos un mercado les envío un correo electrónico anunciando a qué precio se atribuyó el contrato. Siempre hay algunos en el grupo que habían pedido más que los otros, y eso está muy bien, porque cada uno debe asumir su propia posición en el mercado.

Por último, esta es la única forma de practicar una « prestación de servicios equitativa »: la ausencia de margen fijo elimina en seguida la posibilidad de explotar a los proveedores, que son profesionales libres y que tienen la libertad de aplicar su tarifa sin sufrir presiones, pues yo no vendo una traducción al precio fijado por el cliente, sino al precio fijado por el mercado.

Y el mercado, somos nosotros.

¿Por qué los intérpretes son tan caros?

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Esta pregunta me la hacen varias veces por semana.

 

Por ello, dispongo de algunas respuestas listas para usar:

–  Un intérprete trabaja en profesión liberal y debe pagar la cuota patronal y salarial, por lo que la mitad de sus ingresos se va en impuestos (igual ocurre con los traductores).

–  Como todo trabajador autónomo, el intérprete no está seguro de trabajar todos los días. En consecuencia, sus tarifas se basan en una media de jornadas trabajadas/año. Basta con hacer una comparación con un consultor externo, un grafista, un informático… los profesionales que trabajan como autónomos son más caros que los empleados. Es lógico.

–  Una misión, por mucho que sólo dure unas cuantas horas, requiere, por lo menos, un día previo de preparación (búsqueda de documentación específica y de terminología, llamadas y reuniones con el cliente), así como un tiempo de desplazamiento que también será facturado si el viaje se realiza el día que precede la misión. Todo esto justifica que los intérpretes no apliquen una tarifa por hora, sino exclusivamente tarifas diarias: el esfuerzo es el mismo por tres o por seis horas de interpretación.

–  Se trata de un oficio muy agotador que no admite ninguna pérdida de eficacia o de calidad. Se requiere una gran concentración y un tiempo de descanso entre las intervenciones y las misiones con el fin de preservar la voz y mantenerse reactivo. Por eso los intérpretes son unos maniáticos de los programas: ¿A qué hora van a comer? ¿A qué hora es la pausa para ir al servicio y para el café? ¿Cuántas pausas hay? ¿Cuántas personas participan? Son agotadores, pero es porque nosotros los agotamos también.

–  La especialización, el hecho de que no lo puedan remplazar por cualquiera, se paga. El intérprete tiene títulos de enseñanza superior, se mantiene permanentemente informado y actualizado en sus áreas de especialización y se ejercita en la interpretación, incluso cuando no trabaja. A menudo añade lenguas de trabajo y continúa formándose durante toda su carrera. Lamentablemente, asimismo tiene la nefasta costumbre de alimentarse durante sus ocupaciones puramente intelectuales.

Hago un llamado a mis colegas para completar esta lista: envíen sus comentarios y compartan con nosotros su experiencia sobre cómo se desarrolla su jornada de trabajo y su argumentación para responder a un cliente que lo considera muy caro.

Warum sind Dolmetscher so teuer?

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Das ist eine Frage, die mir mehrmals pro Woche gestellt wird.

Aus diesem Grund habe spontan ich mehrere Antworten parat:

– Ein Dolmetscher geht seiner Tätigkeit auf freiberuflicher Basis nach; er zahlt sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil, wodurch die Hälfte seiner Einnahmen versteuert werden (dasselbe gilt übrigens auch für Übersetzer).

– Wie alle Freiberufler kann er nicht sicher sein, jeden Tag zu arbeiten, also beruhen seine Tarife auf den durchschnittlichen Arbeitstagen pro Jahr. Dasselbe gilt für selbstständige Berater, Graphiker, Informatiker usw. Freiberufler sind eben teurer als Angestellte, das ist ganz normal.

– Ein Dolmetscher-Einsatz, selbst wenn er nur einige Stunden dauert, erfordert mindestens einen Tag Vorbereitung (Suche nach spezifischer Dokumentation und Terminologie, Telefonate und Treffen mit dem Kunden) sowie die Zeit, sich an den Einsatzort zu begeben (wird zusätzlich in Rechnung gestellt, wenn die Reise einen Tag vor dem Einsatz erfolgt). Aus diesem Grund werden von Dolmetschern keine Stundensätze, sondern Tagessätze berechnet: Der Arbeitsaufwand für einen Dolmetscher-Einsatz von 3 Stunden ist derselbe wie für 6 Stunden.

–  Es ist ein sehr anstrengender Beruf, in dem bezüglich der Qualität keine Kompromisse gemacht werden können. Dolmetschen erfordert eine hohe Konzentrationsfähigkeit, und zwischen den Einsätzen sind Pausen erforderlich, um die Stimme zu schonen und reaktionsbereit zu bleiben. Aus diesem Grund sind Dolmetscher sehr stark von der Planung abhängig: Um welche Uhrzeit wird gegessen? Um welche Uhrzeit ist Toiletten- und Kaffeepause? Wie viele Pausen werden eingeplant? Wie viele Gesprächspartner sind beteiligt? Ja, Dolmetscher sind stressig, aber auch, weil wir sie stressen.

– Die Spezialisierung (die Tatsache, dass man nicht durch den Erstbesten ersetzt werden kann) hat ihren Preis. Der Dolmetscher hat ein langes Studium hinter sich. Er hält sich in seinen Fachgebieten stets auf dem Laufenden und widmet sich dem Dolmetschen, selbst wenn er keinen Einsatz hat. Häufig kommen neue Arbeitssprachen hinzu, und er geht seiner Weiterbildung im gesamten Verlauf seiner Karriere nach. Leider gehen diese ausschließlich intellektuellen Beschäftigungen auch oft mit der Essenspause einher.

Zur Vervollständigung dieser Liste appelliere ich an meine Kollegen: Hinterlasst Eure Kommentare und lasst uns an Euren Erfahrungen teilhaben. Berichtet, wie sich Euer Tagesablauf gestaltet und welche Argumente Ihr Euren Kunden gegenüber hervorbringt, wenn sie mal wieder finden, dass Eure Preise den Rahmen sprengen!

Ein Unternehmen ohne Vermarktungsstrategie

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Da ich mit meinen Dienstleistern Hand in Hand arbeiten möchte und vor allem Übersetzerin und an zweiter Stelle Leiterin eines Unternehmens bin, habe ich entschieden, auf die Tarife meiner Unterauftragnehmer keine feste Handelsspanne anzuwenden. Die übersetzten Wörter und die Dolmetscher-Tagessätze werden von mir stets mit demselben preislichen Aufschlag pro Einheit weiterverkauft.

Das heißt, wenn ein Dienstleister seinen Preis senkt, senke auch ich meinen Preis, anstatt meine Gewinnmarge zu steigern; wenn jedoch der Grundpreis steigt, folge ich dieser Tendenz.

Meine Strategie ist einfach: Wir alle sind im selben Boot, und jeder ist verantwortlich für sein Angebot und seine Tarife. Wenn ein Dolmetscher teuer ist, ist das seine Entscheidung. Ich werde meinen Gewinnanteil nicht schmälern, weil es mein Tarif-Berechnungssystem nicht zulässt. Ich bin keine skrupellose Projektleiterin, die eine Dienstleistung unter allen Umständen zu 200% ihres Grundpreises weiterverkaufen möchte, denn es ist sinnlos, überhöhte Preise anzubieten, aus denen ich einfach im Vorbeigehen meinen Gewinn ziehe. Wenn ein Kostenvoranschlag nicht angenommen wird, dann ist es eben so: Beide Seiten tragen die Verantwortung dafür. Die Sprachexperten, die mit Fairtrad arbeiten, wissen außerdem, dass, wenn wir mit einem Auftrag nicht betraut werden, ich per E-Mail bekanntgebe, zu welchem Preis das Projekt vergeben wurde. Es gibt immer Dienstleister, die einen höheren Preis gefordert hatten, und das ist auch gut so: Jeder trägt die Verantwortung für seine eigene Position auf dem Markt.

Das ist schließlich die einzige Art, eine „gerechte Dienstleistungswirtschaft“ zu betreiben: Wenn keine feste Handelsspanne angesetzt wird, besteht keine Möglichkeit, von Dienstleistern, die ihre Tätigkeit freiberuflich ausüben und ihre Tarife ganz frei und ohne jeglichen Druck festlegen, zu profitieren. Ich verkaufe Übersetzungen nicht zu einem Preis, der vom Kunden festgelegt wird, sondern zu Tarifen, die vom Markt bestimmt werden.

Und der Markt, das sind wir.

Die Vorteile einer kleinen Agentur (1)

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An diesem Punkt ist es vielleicht am besten, Ihnen zunächst wenig über meine Person zu erzählen. Bevor ich Fairtrad ins Leben gerufen habe, war ich als freiberufliche Übersetzerin für verschiedene Übersetzungsbüros tätig, anschließend war ich als Übersetzerin angestellt und schließlich Projektleiterin. Mein Aufgabenbereich umfasste unter anderem die Verwaltung des Arbeitsablaufs mit externen Übersetzern, die Kommunikation mit den großen Übersetzungsagenturen sowie die Qualitätskontrolle. Ich war also gleichzeitig Dienstleister und Kunde und hatte somit die Möglichkeit, mir Einblicke in „beide Seiten der Macht“ zu verschaffen und sie zu verstehen. Auf der Grundlage dieser Erfahrungen war ich motiviert, mein eigenes Unternehmen zu gründen, denn für mich war klar, dass die Qualität, die bei jedem Geschäftskontakt stets in den Vordergrund gerückt wird, keinesfalls eine Konstante war und vor allem nicht wirklich an erster Stelle stand, da die Verhandlungen vorrangig durch den Preis gelenkt wurden. Dabei ist es doch unter Berücksichtigung aller Faktoren nicht schwierig, einen Prozess zu entwickeln, durch den ein gerechtes und effizientes Preis-Leistungs-Verhältnis angeboten werden kann.

Meine Erfahrungen haben mir außerdem gezeigt, welche Fehler Anbieter von Sprachendienstleistungen am häufigsten begehen, und wo die Schwächen in der Strategie der Kunden liegen.

Mir ist nun klar, dass die Lieferung mangelhafter Qualität selbst bei den größten Übersetzungsagenturen nicht ausgeschlossen ist, und ich kenne die Gründe dafür. Ihnen fehlt nämlich etwas, das sie auf keinen Fall anbieten können: Zeit. Ein großes Unternehmen benötigt großzügige Fristen, die Produktivität hängt jedoch von der in das Projekt investierten Zeit ab. Die Notwendigkeit, möglichst viele Aufträge so schnell wie möglich zu bearbeiten, führt dazu, dass Projektleiter bezüglich der Anfrage des Kunden nicht umfassend aufgeklärt sind. Informationen und Anfragen von verschiedenen Seiten (Kunde, Sprachendienstleister, Autor) werden von mehreren Personen übertragen und verwaltet (verschiedene Ansprechpartner mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten, Weitergabe der Betreuung eines Kunden an andere Projektleiter je nach Bedarf der Agentur). Dabei gehen gewisse Informationen verloren, insbesondere die kleinen Details. Ein Beispiel aus der Praxis: Ich bin Korrekturleserin bei einer großen Agentur, in der die gesamte Geschäftskorrespondenz für ein sehr großes Unternehmen übersetzt wird. Nach 2 Jahren musste ich feststellen, dass die von mir gelesenen Übersetzungen trotz meiner Korrekturen immer wieder dieselben Fehler aufweisen. Also ergriff ich die Initiative und erstellte ein Glossar, das von der Agentur und ihrem Kunden validiert werden sollte, um somit eine terminologische Kohärenz und eine konstante Qualität zu gewährleisten. Dieses Glossar wurde mir bis heute nicht zurückgesandt, und es liegt auf der Hand, dass es niemals an die Übersetzer weitergeleitet wurde, die an demselben Projekt arbeiten. Die Agentur hat sich ganz einfach nicht die Zeit genommen, um dem Kunden zu erklären, wie wichtig ein solches Glossar ist, und vor allem, dass er durch die Erstellung eines Translation Memorys und eines offiziellen Glossars viel Geld hätte sparen können. Umso besser für mich: Als Korrekturleserin werde ich wohl auch weiterhin unentbehrlich sein, da bislang alles nur in meinem Kopf gespeichert ist! Tatsache ist, dass diese Agentur marktführend ist und trotzdem darauf besteht, ihren Übersetzern immer weniger zu bezahlen, obwohl sie doch Geld sparen könnte, indem sie einen effizienteren Steuerungsprozess einrichtet, der allerdings mehr Arbeits- und Zeitaufwand erfordert. Als Übersetzerin habe ich sogar direkten Kontakt zu den Verfassern von Texten (was nicht unbedingt unter das Berufsethos fällt), bekomme aber oft keine Rückmeldung auf meine Anfragen. Denn abgesehen vom Kunden, der bezahlt, ist Verwaltung der Übersetzung für alle anderen Glieder der Kette (Marketingagenturen, interne Marketingleiter, Partner) verlorene Zeit. Recht haben sie ja, es gehört schließlich nicht zu ihrem Aufgabenbereich: Die Agentur ist dafür zuständig, aber die Agentur verwaltet auch andere Projekte und kann sich nur auf die wichtigsten Problematiken konzentrieren. Und genau aus diesem Grund entlädt sie sich eines Teils der Arbeitslast, indem sie ihre Kunden und dessen Marketingagenturen mit ihren eigenen Unterlieferanten direkt in Verbindung setzt. Hierbei geht es nicht um Transparenz, sondern schlicht und einfach um mangelnden Arbeitsaufwand. Dass nun der Text, für dessen Verfassung der Kunde bei großen Marketingagenturen viel Geld gelassen hat, schlecht übersetzt ist, Rechtschreibfehler enthält, oder dass er seine ursprüngliche Wirkung verliert und einen unvorteilhaften Stil hat, ist ja schließlich nur ein Detail. Auch die Übersetzer sind sich einig: Sie werden so schlecht bezahlt, dass sie nicht lange herumdrucksen, vor allem dann, wenn sich der Rest der Welt scheinbar keine weiteren Gedanken darum macht. Bei Fairtrad ist das eine andere Geschichte, die Sie hier lesen können.